Reglement LETS Leiden


Zoals vastgesteld in de Algemene ledenvergadering 2012                

Huishoudelijk reglement van de vereniging LETS Leiden


1. LETS Leiden
Lets Leiden is een vereniging zonder winstoogmerk, niet gebonden aan een politieke of andere organisatie.


2. Alle leden hebben dezelfde rechten en plichten. De dagelijkse organisatie wordt door de Algemene Ledenvergadering (ALV) opgedragen aan het bestuur.

3. Het bestuur behartigt de belangen van de vereniging.

4. Op de Algemene Ledenvergadering worden belangrijke besluiten ter bekrachtiging aan de leden voorgelegd. Het bestuur of een commissie namens het bestuur zorgt voor de voorbereiding van de vergadering en de uitvoering van de besluiten.
Elk lid kan tot drie weken vooraf schriftelijk voorstellen indienen bij het bestuur.

5. Voor de controle op de jaarcijfers wordt een kascommissie ingesteld.

6. Elk lid is gerechtigd een ledenvergadering te organiseren wanneer tenminste vijf leden daaraan behoefte hebben. De uitnodigingen worden tenminste een maand voor de beoogde vergaderdatum door de secretaris van het bestuur aan de leden verzonden.

7.Elk lid kan zich voor een LETS-taak aanmelden. Het bestuur beslist over de beschikbare sleutelvergoeding en over een eventueel sleutel- en/of eurobudget ten behoeve van de uitvoering.

Lidmaatschap

2. Leden

1. De vereniging kent vier soorten leden te weten: gewone leden, zakelijke leden, buitengewone leden en ereleden.

2. Gewone leden: gewone leden zijn natuurlijke personen die zich als lid als natuurlijke persoon inschrijven en zich niet bedrijfsmatig (zakelijk) binnen de vereniging bewegen.

3. Zakelijke leden: zakelijke leden zijn rechtspersonen, dan wel natuurlijke personen die zich als bedrijf of organisatie bij de vereniging hebben aangesloten en hun diensten of een beperkt aanbod van hun diensten geheel of gedeeltelijk in sleutels laten betalen.

4. Buitengewone leden: buitengewone leden zijn natuurlijke personen, dan wel rechtspersonen die van het bestuur, op basis van een bijzondere dienst die zij voor de vereniging verrichten, de status van buitengewoon lid hebben gekregen. Buitengewone leden zijn vrijgesteld van contributie zowel eurocontributie als sleutelcontributie. Buitengewone leden mogen handelen in het netwerk, maar zij mogen geen negatief sleutelsaldo aanhouden. Een buitengewoon lidmaatschap wordt altijd verstrekt voor een bepaalde duur. Deze duur is nooit langer dan twee jaar na het verstrijken van het moment dat de bijzondere dienst werd verricht. Na het verstrijken van deze twee jaar mag het buitengewoon lid besluiten het buitengewoon lidmaatschap om te zetten in een gewoon of zakelijk lidmaatschap, of het lidmaatschap te beëindigen.

5. Ereleden: ereleden zijn natuurlijke personen of een rechtspersoon die door het bestuur vanwege hun bijzondere verdiensten voor de vereniging in het verleden de status van erelid is verleend. De titel Erelid is voor het leven en dient om de waardering van de vereniging aan de persoon te tonen. Voor het verstrekken van de titel erelid moet het bestuur toestemming vragen aan de ALV.



3. Lid worden

1. Je wordt lid door:

a. het inschrijfformulier in te vullen, met de afspraken daarin akkoord te gaan en aan het secretariaat te verzenden; alsmede
b. de jaarlijkse geldcontributie te betalen.

2. Het bestuur mag oud- en aspirant leden onder opgave van redenen het lidmaatschap weigeren.



4. Verplichtingen lidmaatschap

1. Leden van LETS Leiden verbinden zich tot nakoming van de afspraken volgens het door de ledenvergadering vastgesteld reglement, in het bijzonder tot

a. het betalen van de jaarlijkse contributie in sleutels en geld, zoals vastgesteld door de algemene ledenvergadering
b. het alleen verlaten van LETS Leiden bij een niet-negatief saldo, danwel een negatief saldo te compenseren volgens de daarvoor geldende compensatieverplichting, zoals vastgesteld door de algemene ledenvergadering.



5. Contributie

1. Een lid is jaarlijks een door het bestuur vast te stellen contributie in euro's verschuldigd.

2. Deze contributie in euro's mag jaarlijks zonder bericht aan de leden door het bestuur verhoogd worden. Bij een verhoging van meer dan 10% is toestemming van de ALV vereist.

3. Naast de contributie in euro's is het lid jaarlijks een door het bestuur vast te stellen contributie in sleutels verschuldigd.

4. Het lid geeft door lidmaatschap toestemming voor automatische afschrijving van de contributie in sleutels door de vereniging.

5. Het bestuur kan voor het aanbrengen van een nieuw lid een beloning instellen, en daaraan die voorwaarden verbinden die voor de vereniging het meest dienstig zijn.

6. Leden krijgen tenminste een maand voorafgaand aan het ingaan van een nieuw contributiejaar per e-mail een betalingsverzoek zodat zij desgewenst tijdig kunnen besluiten het           lidmaatschap te beëindigen of (voorlopig) "vriend van LETS Leiden" te worden.



6. Vrijstelling contributie

1. Het bestuur kan, bij besluit van de penningmeester, tot vrijstelling van contributie overgaan wanneer het lid niet aan zijn verplichtingen kan voldoen. Bij vrijstelling van de geldcontributie wordt daarbij in beginsel gecompenseerd door een hogere sleutelcontributie.



7. Lid blijven

1. Het lidmaatschapsjaar van LETS Leiden loopt van 1 januari tot en met 31 december. Het lidmaatschap kan elke maand ingaan.

2. De contributie wordt jaarlijks geheven.



8. Einde lidmaatschap

1. Redenen voor beëindiging van het lidmaatschap zijn: opzegging door het lid en acceptatie daarvan door de vereniging, royement van het lid door het bestuur, overlijden van het lid, staat van faillissement van het lid.

2. Het lidmaatschap kan schriftelijk of per e-mail vóór het begin van het kalenderjaar worden opgezegd bij de penningmeester.

3. Een positief sleutelsaldo kan nog worden uitgegeven tot begin van het kalenderjaar. Een overblijvend positief saldo komt ten goede aan de vereniging.

4. Een positief sleuteltegoed wordt nagelaten aan een ander lid van LETS Leiden. Daartoe dient in het administratieprogramma het daarvoor bestemde profielveld te zijn ingevuld met de volledige naam van het lid.

5. Bij negatief sleutelsaldo is opzegging niet mogelijk dan na voldoening aan de door de ledenvergadering vastgestelde compensatieregeling, danwel na vergoeding van één euro per sleutel.

6. Bij een openstaande rekening voor de eurocontributie blijft na opzegging die achterstallige contributie verschuldigd.

7. Leden zonder transacties en advertenties krijgen 2 keer een verzoek tot activiteit. 3 Maanden na de tweede herinnering en nog zonder activiteit wordt het lidmaatschap omgezet naar een Vriendschap van LETS Leiden. Het lid kan op elk moment verzoeken weer handelend lid te worden, zolang de volledige eurocontributie is voldaan. De gemaakte advertenties, sleutelsaldo en instellingen blijven hierbij bewaard.



9. Royement van het lid door het bestuur

1.  Het bestuur kan een lid, na voorafgaande waarschuwing, royeren als hij of zij enig artikel van het huishoudelijk reglement of de statuten heeft overtreden, of als het bestuur sterke vermoedens heeft dat de deelnemer in negatieve zin bijdraagt aan de kwaliteit van het netwerk. Als een lid een wettelijke overtreding heeft begaan kan royement plaatsvinden zonder voorafgaande waarschuwing. Een dergelijk reglement is voorlopig. Een Algemene ledenvergadering moet het royement bevestigen of ongedaan maken.

2. Indien een lid geroyeerd wordt, dient dit door middel van een aangetekend schrijven en met redenen omkleed aan het lid medegedeeld te worden. Het geroyeerde lid mag met onmiddellijke ingang niet meer handelen.

3. Bij royement komt na instemming van de ALV het positief sleutelsaldo de vereniging toe.  Als blijkt dat het lid een negatief saldo heeft zal, gezien de omstandigheden waaronder het lidmaatschap beëindigd is, niet aan het lid de mogelijkheid geboden worden om zijn sleutelsaldo door middel van werkzaamheden terug te verdienen, maar zal dit saldo in euro’s als compensatie voor het negatief sleutelsaldo opgeëist worden.



10. Overlijden van het lid

4. Indien een lid overlijdt vervalt met onmiddellijke ingang het lidmaatschap.

5. Achterstallige contributies of een eventueel negatief sleutelsaldo vervallen van rechtswege.

6. Een eventueel positief sleutelsaldo vervalt aan de vereniging.



11. De sleutelrekening

1. Ieder gewoon lid, zakelijk lid of buitengewoon lid heeft een “sleutelrekening”. Een sleutelrekening is een digitaal bijgehouden registratie waar het saldo en de sleuteltransacties geregistreerd worden.

2. Via de Cycloswebsite kan een lid zijn sleutelrekening beheren (saldo en transacties inzien, bedragen overmaken, facturen verzenden, advertenties plaatsen en referenties aan medeleden geven).

3. Het maximaal negatieve sleutelsaldo is 200 sleutels. Leden verplichten zich eens in de drie jaar een positief sleutelsaldo te verwerven. In gevallen waarin hierdoor een onredelijke belemmering van de transactiemogelijkheden optreedt is het bestuur gemachtigd de limiet aan te passen, met inachtneming van de ervaringen met het lid in het verleden.

4. Diensten moeten in beginsel in sleutels aangeboden worden. Het bestuur kan in voorkomende gevallen daarvan vrijstelling verlenen wanneer dat in het belang van de vereniging wordt geacht. Daarbij wordt de op dat moment geldende waarde van de sleutel gehanteerd als norm, dit ter beoordeling aan het bestuur. Onkosten die in euro's gemaakt worden mogen zowel in euro's als in sleutels gevraagd worden.

5. Ieder lid is verplicht ervoor te zorgen dat zijn of haar sleutelsaldo zich binnen de voor hem of haar geldende limieten bevindt.

6. Als het sleutelsaldo van de deelnemer zich onder de vastgestelde negatieve limiet bevindt is de vereniging gerechtigd het tekort (dat is het verschil tussen negatieve limiet en het saldo) in euro’s op te eisen bij het lid. Alleen de vereniging en haar leden hebben het recht om sleuteltransacties te registreren.



12. Registratie van- en omgang met gegevens:

1. Het lid is verplicht er voor te zorgen dat de vereniging te allen tijde bekend is met de correcte NAW gegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mail, etc.) van het lid.

2. Het lid geeft toestemming aan de vereniging (of door de vereniging aan te wijzen bevoegde instelling) om relevante gegevens vast te leggen in een geautomatiseerd gegevensbestand.

3. De vereniging  verstrekt geen inzage van bovengenoemde gegevens aan niet-leden, zonder voorafgaande toestemming van het lid, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat of dat voor het instandhouden van de administratiesystemen nodig is

4. Ieder lid heeft het recht op inzage in de gegevens van andere leden zoals die door leden openbaar vermeld staan in de ledenadministratie, mits deze gegevens uitsluitend gebruikt worden om sleuteltransacties tot stand te brengen.

5. Een lid mag geen enkel gegeven van een ander lid doorgeven aan een derde zonder voorafgaande toestemming van de vereniging en /of het betreffend lid.

6. Elke administratie die werkt met persoonsgegevens, moet zich houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens. Verzoeken tot wijziging op grond van de Wbp moeten worden gedaan aan de websitebeheerder en voorzitter gezamenlijk.



13. Uitwisselen van diensten

1. De leden classificeren hun diensten naar eer en geweten.

2. Leden zijn gehouden de diensten volgens de onderling gemaakte afspraken te verrichten, met inachtneming van het in dit reglement bepaalde.

3. Een richtlijn voor sleutelvergoeding wordt, de ledenvergadering gehoord, door het bestuur vastgesteld.



14. Aansprakelijkheid LETS Leiden

1. LETS Leiden is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit van de binnen LETS Leiden geleverde en aangeboden diensten. Via het administratiesysteem is het mogelijk beoordelingen van eerdere transacties te raadplegen en zelf beoordelingen van geleverde diensten te geven.



15. Beroepsmogelijkheid

1. Leden die zich met een bestuursbesluit niet kunnen verenigen kunnen zich op de algemene ledenvergadering beroepen.